Priorisointi on kaiken pahan alku, silti se on välttämätöntä - opi tärkein järjestelysääntö

Johtamisaktivisti Toni Hinkka

Miten sinä priorisoit? Itsekkäästi vai anteliaasti? Miten toivoisit muiden priorisoivan?

Priorisoinnista puhutaan minun piireissäni paljon. Siis siitä, missä järjestyksessä kiivetään valtavaa tekemisten vuorta.

Mitään yleispätevää priorisointisääntöä tuskin voi antaa. Ihmiset, työt ja työpaikat ovat niin erilaisia. Kaupoissa on luonnollista palvella jonossa ensimmäisenä olevia. Vaan tietotyössä ei tällaisia jonoja voida välttämättä tunnistaa lainkaan.

Kivipurkkimalli

Yksi suosittu viitekehys on kivipurkkimalli. Tarinassa professori näyttää oppilailleen lasipurkin ja joukon erikokoisia kiviä. Jos kivet laittaa purkkiin järjestyksessä pienimmistä suurimpiin, eivät ne sinne mahdu. Kun taas aloittaa suurimmista, valuvat pienemmät jääneisiin rakosiin ja kaikki mahtuvat mainiosti. Opetus: Tee ensin tärkeimmät ja sitten vasta vähemmän tärkeät.

Näin se varmaan on, mutta miten tunnistaa tärkeimmät vähemmän tärkeistä.

Asiakkaat ensin

Toinen yleinen malli on palvella ensin niitä, jotka jo ovat asiakkaita – siis heitä, joita voi laskuttaa. Vasta tämän jälkeen tulevat potentiaaliset asiakkaat ja omat kollegat.

Tämäkin varmaan toimii tiettyyn rajaan asti ja pitää asiakkaat tyytyväisinä. Ainakin ne omat. Vaan voi olla, että kollegan asiakas saa huonompaa palvelua, koska kollegasi ei saa sinulta välttämätöntä apua oman asiakkaansa palvelemiseksi.

Vireys

Kolmas näkökulma on oma vireysrytmi. Ihmisillä paras vireys on eri aikoihin päivästä. Vireysaikaan kannattaisi kohdistaa työt, jotka vaativat eniten keskittymistä ja luovuutta. Minä esimerkiksi teen kaikki kirjoitustyöt heti aamusta, koska silloin teksti syntyy hetkessä laadukkaasti.

Täysillä ei pysty kukaan paahtamaan jatkuvasti. Kun keskittyminen alkaa herpaantua, kannattaa tehdä jotain palauttavaa. Se voi olla vähän keskittymistä vaativaa tai kaikkein kivoimpien hommien hoitamista.

Paras priorisointijärjestys on varmaan sekoitus yllämainituista. Valitse niistä itsellesi paras.

Minulla on vielä yksi tärkeä priorisointisääntö:

Teen aina ensi tilassa ne tehtävät, jotka vaikuttavat muiden tekemisiin.

Pullonkaulaksi toisten onnistumiselle ei saa olla.

Toni Hinkka

Kirjoittaja on johtamisen ammattimentori

P.S. Luotettavuus ja priorisointi kulkevat vahvasti käsi kädessä. Lue luotettavuusblogi tästä

Mitä tunnetta artikkeli sinussa herättää? Ilmaisemalla tunteesi näet toisten reaktiot.

Keskustelu

Tilaa uutiskirje

Kun tilaat uutiskirjeen, saat päivittäin sähköpostiisi tärkeimmät paikalliset uutiset. Uutiskirje lähetetään sähköpostiisi joka päivä kello 14.

Lomaketta suojaa reCAPTCHA, johon pätevät Googlen Tietosuoja ja Käyttöehdot.

Palvelut